Zwolnienie od kosztów sądowych w postępowaniu cywilnym reguluje ustawa z dnia 28 lipca 2005 o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 94 – 118).
Zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać osoba fizyczna, jeżeli złoży oświadczenie, z którego wynika, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Wniosek może zostać zgłoszony na piśmie do sądu, w którym sprawa zostanie wytoczona (zatem przed rozpoczęciem postępowania) lub na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa już się toczy (zatem w trakcie rozprawy). Osoba fizyczna, która nie ma miejsca zamieszkania w siedzibie tego sądu, może złożyć wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych w sądzie rejonowym właściwym ze względu na miejsce swego zamieszkania. Sąd przesyła niezwłocznie ten wniosek właściwemu sądowi.
We wniosku (oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym) należy oznaczyć sąd (np. SĄD REJONOWY W WIELICZE I WYDZIAŁ CYWILNY ul. Janińska 25 32-020 Wieliczka), do którego jest on kierowany, jak i konkretną sprawę, której dotyczy postępowanie (jeżeli postępowanie się już toczy należy wskazać sygnaturę akt) oraz dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, adres zamieszkania, pesel). Wniosek powinien zawierać uzasadnienie, w którym wskazane zostaną okoliczności przemawiające za zwolnieniem, a to dochody, wydatki i koszty utrzymania (np. okresowe opłaty za prąd, gaz, wodę, opał, telefon, telewizja, internet, wywóz odpadów, podatek od nieruchomości, ewentualnie koszty najmu lokalu, miesięczne wydatki na: leki, jedzenie, środki czystości, ubrania, miesięczne spłaty zobowiązań tj. pożyczek, kredytów, koszt utrzymania dzieci itd.), sytuacja zdrowotna wnioskodawcy. Okoliczności wskazane w uzasadnieniu winny wykazać, że wnioskodawca nie jest w stanie ponieść kosztów postępowania bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. W miarę możliwości należy dołączyć do wniosku w formie załączników stosowne dowody, a to rachunki, faktury, dowody wpłat, odcinki renty, emerytury, zaświadczenie o zarobkach itp.
Wzór takiego oświadczenia (do wypełnienia) zamieszczony jest na stronie internetowej https://bip.ms.gov.pl/pl/formularze/formularze-pism-procesowych-w-postepowaniu-cywilnym/. W formularzu powyższego oświadczenia powinny być wypełnione wszystkie rubryki, a w przypadku gdy wnioskodawcy nie dotyczy treść danego pola, należy nanieść stosowną wzmiankę lub przekreślić rubrykę. Jeżeli nie jest możliwe wpisanie wszystkich danych w druku, należy umieścić te dane na dodatkowej karcie formatu A4, ze wskazaniem uzupełnianej rubryki. Pod dodaną treścią należy złożyć podpis. Na początku formularza zamieszczone jest pouczenie, z którym należy się zapoznać.
Koniecznym jest, aby wniosek, jak i formularz urzędowy zostały własnoręcznie podpisane przez wnioskodawcę.
Złożenie takiego wniosku jest wolne od opłaty sądowej i może obejmować część lub całość kosztów sądowych. Możliwe jest zawarcie takiego wniosku w treści pisma procesowego podlegającego opłacie.
W sytuacji oddalenia przez sąd wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych strona postępowania nie może ponownie domagać się zwolnienia, powołując się na te same okoliczności, które stanowiły uzasadnienie oddalonego wniosku. Ponowny wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, oparty na tych samych okolicznościach, podlega odrzuceniu, na które nie przysługuje zażalenie.
Na postanowienie odmawiające zwolnienia od kosztów sądowych przysługuje zażalenie, które należy wnieść w terminie tygodnia od dnia doręczenia lub ogłoszenia postanowienia o odmowie do sądu, który wydał to postanowienie. Sąd ten (jeżeli nie uwzględni zażalenia, a zażalenie nie ma braków formalnych) przekaże je wraz z aktami sprawy sądowi drugiej instancji do rozpoznania.
Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu stronie przeciwnej (jeżeli przeciwnik sprawę „wygrał”). Nie mniej jednak sąd oceniając całokształt okoliczności, które uzasadniałyby odstępstwo od podstawowych zasad decydujących o rozstrzygnięciu w przedmiocie kosztów procesu może zastosować art. 102 k.p.c., zgodnie z którym może zasądzić od strony przegrywającej tylko część kosztów albo nie obciążać jej w ogóle kosztami. Do kręgu tych okoliczności należy zaliczyć zarówno fakty związane z samym przebiegiem procesu, jak i fakty leżące na zewnątrz procesu zwłaszcza dotyczące stanu majątkowego (sytuacji życiowej).